UZAKTAN MI, YAKINDAN MI..? İÇERİDEN Mİ, DIŞARIDAN MI..?

10 – 15 yıl geçmiş konuyla ilgili belgeleri arşivimde biriktirmeye başlayalı. Zamanında birer fantezi, birer geçici heves olarak gözüken “ev-ofis, sanal-ofis, uydu-ofis” gibi kavramların şahsen parçası da olduğum bir şekilde iş dünyasının ciddi unsurlarından biri haline geldiği dönemleri yaşıyoruz, görünen o ki artarak devam edecek bu “alternatif işyeri” devrimi…

Bu devrimin temelinde çok basit bir düşünce var; “çalışanı işyerine getirmektense işi çalışana götürmek, maliyetleri düşürmek ve verimliliği arttırmak”. Hepimizin şahit olduğu gibi gün geçtikçe bilişim teknolojileri, mobil iletişim, kablosuz bağlantı vs. lerin “fiyatları düşerken”, gayrimenkulun, ofis kiralarının “maliyetleri yükseliyor”. Ofis kiralarından, servis ücretlerinden, genel giderlerden tasarruf edebildiğimiz ölçüde gelişen teknolojinin nimetleri ile hem kişisel hem de kurumsal “rekabet gücümüzü” arttırıyoruz. İşte bu avantajı bize yaşattıracak “alternatif işyeri” uygulamaları “ortak paylaşımlı ofisler”, “çalışma istasyonları”, “uydu ofisler”, “sanal ofisler”, “evden çalışma”, “istediğin yerden çalışma” gibi isimlerle hayatımıza girdiler son yıllarda. Detayları uzmanlarına bırakarak kendimce birkaç soru-cevapla derinleştirmek isterim konuyu;

Madem doğru uygulamalarla yürütüldüğünde ciddi avantajlar taşıyorlar, neden önceleri soğuk durup, çok da ciddiye almadım bu yeni yaklaşımları?:

1- Mevcut işyerlerimiz, ofislerimiz en verimli çalışma yerleridir düşüncesi: Zamanla yanlış olduğunu gördüm. “Ofis içi normlar, bürokrasi, günlük ofis rutinleri” pekçok pozisyonu daha verimli hale dönüştürmüyor, tam aksine verimsizleştiriyor. Bu rutinlerin dışında, “işe ve müşteriye odaklanmış çalışanlar”, “sanal ofislerde, ev-ofislerde” çok daha fazla katma değer üretebiliyorlar.

2- Sanal ofisler ekip ruhunu yok eder, takım çalışmasını imkansızlaştırır, kişiyi yalnızlığa iter önyargısı: Tam tersine bu ruhu “canlandırıyorlar fakat farklı bir tarzda”. Asgari müştereklerinizin olduğu muhataplarla, “sonuca dayalı çok daha hedef odaklı ilişkiler” kurabiliyorsunuz. Yazılı ve görsel iletişim kısıtlı zamanda çok ön plana çıktığı için kurulan ilişkiler de o oranda “profesyonelce ve kazan-kazana” yönelik oluyor.

3- Alternatif işyerleri sadece bilgisayarlardan, modemlerden, yazıcılardan ibarettir varsayımı: Kabul, bu ekipmanlar son derece önemli ama “işin merkezi” değil. İşin merkezinde yine “insan” var, “müşteri olarak, paydaş olarak, tedarikçi olarak ya da bizzat ast-üst olarak”. Fark; kurulan ilişkinin formunda ve verimliliğinde…

4- Alternatif işyeri ya herkes içindir, ya hiç kimse için, ya heptir, ya hiçtir genellemesi: Böyle değil. İleride de ifade edeceğim gibi iş gücünün belirli pozisyonları için daha uygundur sanal ofisler ve teknolojiye yatkın daha genç nesiller için. Ya hep ya hiç dediğinizde “ayaklarınıza dolanacak yanlış bir strateji” oluşturmuş oluyorsunuz…

5- Alternatif işyeri kavramı şirketlerdeki organizasyonel yapıyı tamamen dönüştürmeye sebep olur, liderlik eder iddiası: Edemez. Her ne kadar sanal ofis çalışanları nispeten “otonom, çözüm odaklı ve kendilerini motive eden bireylerse de” büyük çaplı organizasyonel dönüşümleri sağlayacak güçleri yoktur.

Yukarıdaki olumsuz düşüncelere ve benzerlerine sahip olmasak dahi takdir etmek gerekir ki “alternatif işyeri kavramını uygulamaya almak kolay değil”. Arşivimin ve şahsi tecrübelerimin ışığında “aşağıdaki yol haritası uygulamaya alma sürecine ışık tutacaktır” diye düşünüyorum;

a- Kendimiz açısından da, kurumlarımız açısından da bir “pilot” proje olarak başlamalı: Tabii ki şahsımızın veya kurumumuzun ihtiyaçları doğrultusunda “tam uygulama da” söz konusu olabilir ama yine de benim tercihim “kademeli bir geçişten” yana. Şirketler maliyetler açısından “umutsuz durumda” iseler, sürekli kan kaybediyorlarsa çok daha radikal olup tüm sistemi veya önemli kısmını geçirebilirler bu düzene ama şahıslar ve pek çok stabil şirket için kademeli geçiş en doğrusu. Unutmayalım; “alışkanlıkların, yeteneklerin, kadroların, yönetim tarzının değişmesi gerek önemli ölçüde”.

b- Sadece teknoloji değişmiyor, uygun iş yapış tekniğini, yeni iş modelini ve yönetim tarzını da öğrenmek gerek: Ne sıklıkla, kimlerle toplanacağız? Toplantı yerimiz sanal ortam mı? Yüz yüze toplantıları ne zaman ve kimlerle tercih edeceğiz? İş – özel hayat dengesini nasıl kuracağız?… Öğrenilecek o kadar çok “yeni şey” var ki kendimizi ve ekibimizi bir “yeniden öğrenme” sürecine sokmamız elzem görünüyor. Hatta bu sürece paydaşları, müşterileri, tedarikçileri de dahil etmemiz ve çok “sabırlı” olmamız da şart. Her ne kadar günümüz teknolojisi tabletlerle, akıllı telefonlarla bu ihtiyaca cevap veriyorsa da atlanmaması gereken şu; muhataplarımızın bugüne kadar bizlere sabit telefonlarla, sabit mekanlarda ulaşabildiği bir düzenin değişiminden söz ediyoruz. İki taraf açısından da “alışmak gerek”

c- “Performans kriterleri” neye göre belirlenecek?: Klasik ofis düzeninde sadece sonuçlara bakarak performans değerlendirmesi yapamıyoruz, kişinin verimi nispeten düşük olsa dahi “gösterdiği çaba” bir ölçüde değerlendirmede kriter oluyor. Oysa alternatif işyeri çalışanları direkt “ulaştıkları hedefler, çözdükleri sorunlar ile değerlendirilecekler”, maalesef fazlası ile mekanik olarak görünse bile bize…

d- Belki de en önemlisi iş gücümüzü veya kendi pozisyonumuzu doğru bir “sınıflandırmaya” tabi tutmak: Ancak bu sınıflandırma doğrultusunda “hangi pozisyonların ve fonksiyonların sanal ofis ortamına veya ev-ofise taşınabileceğine” karar verebiliriz. Makul üç sınıflandırma; 1) Hangi pozisyonlar için “fiziksel ofis, klasik yerleşim yapısı” olmazsa olmaz? 2) Hangi pozisyonlar “seyahat” ağırlıklı? 3) Hangi pozisyonlar “bağımsız”? “Seyahat ağırlıklı ve bağımsız” pozisyonları alternatif işyerlerine yönlendirmek çok daha “maliyet-etkin ve verimlilik yükseltici bir tasarruf” olabilir.

Galiba “en can alıcı” soruyu en sona sakladım; “birey olarak” veya “kurumsal kültür” olarak nasıl bir yapıya, karaktere, çalışma düzenine sahip olursak “alternatif işyeri” kavramı bizim için iyi bir seçenek haline gelir?

i- “Değişime açık bir kültüre ve proaktif yöneticilere” sahip miyiz?

ii- Yeni bir “çalışma tarzına” kendimizi adayabilecek miyiz?

iii- “Bilgi, paylaşım, esneklik, teknoloji, hız” üzerine kurulu bir iş modeline mi sahibiz yoksa “bürokratik, formal, değişime dirençli bir yapı / kişilik” mi sergiliyoruz?

iv- Faaliyet gösterdiğimiz sektör, uzmanlık alanımız “alternatif işyeri kavramının getirilerinden” ne düzeyde yararlanabilecek durumda?

v- Gerektiğinde “klasik iş modeline” dönüş yapabilecek “güce, kararlılığa ve esnekliğe” sahip miyiz?

vi- Gerekli “ekipmana, teknolojiye, destek hizmetlerine, eğitime yatırım yapabilecek finansal gücümüz” var mı?

Bu sorulara şahsen veya kurumsal olarak olumlu cevapları verebileceğinizi düşünüyorsanız, “alternatif işyeri modelindeki alt seçeneklerden birine veya birkaçına” da hazırsınız demektir, kısmen veya bütün olarak…

Dünya hızla dönüşüyor, birkaç yıl öncesinin fantezileri bugünün gerçekleri artık. İş dünyası ve kişisel hayatımız da etkileniyor bu dönüşümden elbette ve artarak etkilenmeye devam edecek. Ben bir süredir yaşıyorum bu macerayı birkaç “alt seçenek” üzerinden ve de hiç şikayetçi değilim, en azından “klasik iş modeline rahatlatıcı ve geliştirici bir alternatif” teşkil ediyorlar…

Bakalım günler daha neler gösterecek??

Selamlar;

Lütfullah Kutlu

30 Ekim 2012 – Salı / 12:54

Reklamlar

About LÜTFULLAH KUTLU

69 doğumlu, Boğaziçi Üniversitesi İktisat Fakültesi mezunu, yönetim danışmanı, profesyonel yönetici, evli, çocuk sahibi, insan olma sorumluluğunun bilincine varmaya çalışan...
Bu yazı İŞ YAZILARIM içinde yayınlandı ve , , , , , , , , , , , , , , , olarak etiketlendi. Kalıcı bağlantıyı yer imlerinize ekleyin.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s